ТОП-10 ответов на актуальные вопросы про отпуск: проверьте, всё ли вы делаете правильно
Несмотря на то, что работники каждый год уходят в отпуск, проблемных ситуаций меньше не становится. В статье даём проверенные практикой ответы экспертов на ТОП-10 вопросов от ваших коллег, которые часто ставят их в тупик. Ответы помогут планомерно провести кадровые процедуры, уберегут от штрафов ГИТ и конфликтов с работниками.
1
вопрос
Заявление свидетельствует о том, что отпуск предоставляют по инициативе работника. То есть инициатором является сам работник, а работодатель принимает решение «на основании заявления работника» или «на основании письменного заявления работника» – именно так ТК РК регламентирует подобные ситуации. Этим документом работник выражает свою волю, просьбу о чём-либо.
Даже если работник идёт в отпуск по графику, рекомендуем написать заявление, поскольку оно служит основанием для издания приказа о предоставлении отпуска (п. 6 ст. 92 ТК РК). А в соответствии с приказом бухгалтерия начисляет отпускные. Несмотря на то, что на предприятии существует утверждённый и согласованный график отпусков, получить заявление от работника желательно по следующим причинам:
- заявление является соглашением сторон (подтверждение согласия руководства – виза на заявлении);
- на предприятии может возникнуть ряд непредвиденных ситуаций, когда требуется участие работника, которому на этот период график предусматривает отпуск.
Как оформить. За две недели до отпуска работнику надо написать заявление о его предоставлении на имя руководителя организации, где указать свою должность, фамилию и инициалы, а также дату начала отпуска и его продолжительность. Документ заверяют у непосредственного начальника и передают на подпись руководителю организации. На основании подписанного заявления издают приказ о предоставлении работнику отпуска в соответствующие даты.
2
вопрос
Можно ли в качестве поощрения устанавливать для работников дополнительные отпуска?
Право поощрять работника относится к основным правам и обязанностям работодателя (пп. 6) п. 1 ст. 23 ТК РК). Дополнительные оплачиваемые ежегодные трудовые отпуска – это одна из мер поощрительного характера (п. 3 ст. 89 ТК РК).
Поводом могут быть:
- длительная непрерывная работа;
- выполнение важных (срочных, сложных) работ;
- выполнение работ иного характера, которые в трудовом или коллективном договоре причислили к поощряемым.
Как оформить. Порядок и очерёдность предоставления оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков, в том числе и поощрительного характера, установите в любом из документов: в трудовом, коллективном договорах или графике отпусков, утверждаемом работодателем на каждый календарный год с учётом мнения работников.
Не забывайте, что при исчислении общей продолжительности оплачиваемого ежегодного трудового отпуска дополнительные оплачиваемые ежегодные трудовые отпуска суммируют с основным оплачиваемым ежегодным трудовым отпуском (п. 2 ст. 90 ТК РК), то есть их предоставляют одновременно с основным трудовым отпуском.
В приказе лучше указать каждый вид предоставляемого отпуска отдельно, чтобы и сам работник, и проверяющие органы при случае видели, что работнику предоставлен не только основной ежегодный трудовой отпуск, но и дополнительный.
С приказом работника ознакомьте под подпись в течение трёх рабочих дней.
3
вопрос
Если работник отработал не весь год, как ему предоставить отпуск: полной продолжительности или за фактически отработанный период?
Допустим, работник в течение четырёх месяцев находился в отпуске без сохранения заработной платы и фактически отработал только восемь месяцев. Совсем отказать в отпуске нельзя, но здесь есть два варианта.
Первый вариант
: работодатель может предоставить работнику часть трудового отпуска авансом. Однако здесь есть риски для работодателя: работник может уволиться сразу после отпуска и придётся решать вопрос с удержанием или отработкой. А в некоторых случаях это и невозможно – например, для госучреждений, так как они зависят от бюджета.
Второй вариант
: работодатель вправе предоставить работнику отпуск за фактически отработанный период, то есть за восемь месяцев, учитывая, что в стаж, дающий право на предоставление оплачиваемого ежегодного трудового отпуска, включают фактически отработанное время. Это наиболее безопасный вариант.
4
вопрос
Можно ли предоставить работнику отпуск авансом?
Работодатель может предоставить работнику оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск авансом, но это является его правом, а не обязанностью! Отпуск в полном объёме можно предоставить за неотработанный период рабочего года, если работодатель дал на это согласие. Работодатель обязан предоставить такой отпуск, только если очерёдность его предоставления определили в утверждённом графике отпусков.
Как оформить. Чтобы подстраховаться и снизить риски, получите от работника письменное согласие на то, что в случае прекращения трудового договора по любому основанию работодатель вправе удержать из выплат, причитающихся работнику, суммы, пропорциональные неотработанному им времени в течение рабочего года, за который отпуск предоставили авансом. Это необходимо, чтобы было законное основание сделать удержание, если работник использует трудовой отпуск, но не отработает весь период, дающий право на него. То есть в таком случае руководствуетесь пп. 5) п. 2 ст. 115 ТК РК.
5
вопрос
Можно ли работникам устанавливать разное количество дней трудового отпуска?
Прямого законодательного запрета на это нет, главное – не устанавливать меньше предусмотренной минимальной продолжительности – 24 календарных дней (ст. 88 ТК РК). Однако такая практика может привести к проблемам внутри организации. Работники могут увидеть в этом несправедливое отношение к рядовым сотрудникам. Поэтому у вас должны быть веские аргументы, к которым сможете прибегнуть, если из-за этого возникнет конфликтная ситуация.
Чтобы избежать конфликтных ситуаций, рекомендуем для всех работников определить одинаковую продолжительность основного оплачиваемого ежегодного трудового отпуска – не менее 24 календарных дней, и предусмотреть дополнительные отпуска поощрительного характера за длительную непрерывную работу, выполнение важных, сложных, срочных работ, а также работ иного характера (п. 3 ст. 89 ТК РК).
Дополнительные оплачиваемые ежегодные трудовые отпуска работодатель обязан предоставлять в порядке ст. 89 ТК РК:
• работникам, занятым на тяжёлых работах, работах с вредными или опасными условиями труда, – не менее шести календарных дней;
• инвалидам I и II групп – не менее шести календарных дней.
Как оформить. Законодательство допускает устанавливать большее количество календарных дней, но это надо зафиксировать во внутренних документах организации, например, в Положении о трудовых отпусках, утверждённом руководителем компании.
6
вопрос
Если работник заболел во время трудового отпуска, имеет ли он право его перенести?
Если работник заболел во время трудового отпуска, он имеет право его перенести. Если работник высказал свою просьбу до окончания отпуска, то работодатель обязан его перенести и оплатить больничный.
ВАЖНО
Если работник не высказал просьбу о переносе и отпуск не перенесли, тогда больничный лист не оплачивайте и отпускные не удерживайте.
Оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск или его часть переносят по просьбе работника в период нахождения в оплачиваемом ежегодном трудовом отпуске. Перенесённый трудовой отпуск по соглашению сторон можно присоединить к трудовому отпуску за следующий рабочий год или предоставить по просьбе работника отдельно в текущем рабочем году (п. 2 ст. 94 ТК РК).
Как оформить. Если трудовой отпуск перенесли, то работник болел уже не в отпуске, а в рабочее время. Начисленные отпускные в этом случае удержите в соответствии со ст. 115 ТК РК. Чтобы оформить перенос отпуска в связи с болезнью, работник должен в период нахождения в трудовом отпуске написать заявление. Можно использовать предлагаемую формулировку:
На основании заявления издайте приказ о прерывании трудового отпуска в связи с временной нетрудоспособностью работника.
7
вопрос
Можно ли временно принять нового сотрудника вместо работника, который уходит в трудовой отпуск?
ТК РК даёт работодателям возможность заключить трудовой договор на время замещения временно отсутствующего работника (пп. 4) п. 1 ст. 30 ТК РК). Однако временно принимать нового работника вместо того, кто уходит в трудовой отпуск, не самая практичная идея, ведь на поиск подходящего сотрудника надо потратить время. Более рациональны исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (замещение) либо временный перевод.
В случае замещения обязанности отсутствующего сотрудника выполняет замещающий работник. Делает он это наряду со своей основной работой, предусмотренной в трудовом договоре (пп. 3) п. 2 ст. 111 ТК РК). Это может быть дополнительная работа как по другой, так и по такой же должности.
Если работник исполняет обязанности временно отсутствующего сотрудника без освобождения от исполнения своих обязанностей, ему полагается доплата. Размер доплаты устанавливают по соглашению с работником исходя из объёма выполняемой работы (п. 3 ст. 111 ТК РК). Но это не распространяется на штатных заместителей, в должностные обязанности которых входит замещение временно отсутствующего работника.
Как оформить. Если решили возложить исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника на другого работника без освобождения от основной работы, прежде всего заключите с ним дополнительное соглашение. В нём определите размер доплаты за замещение. На основе дополнительного соглашения издайте приказ со ссылкой на ст. 111 ТК РК. В этом случае в приказе, помимо основных реквизитов, укажите:
- основание издания приказа (ссылка на дополнительное соглашение);
- срок замещения;
- размер доплаты за замещение;
- отметку об ознакомлении работника с приказом.
Временный перевод на другую работу, не обусловленную трудовым договором, применяют при производственной необходимости, в том числе для временного замещения отсутствующего работника (ст. 41 ТК РК). В этом случае согласие работника для временного перевода не требуется. Но необходимо соблюсти два основных условия:
1) работа не должна быть противопоказана по состоянию здоровья;
2) срок временного перевода не должен превышать трёх месяцев в течение календарного года.
При переводе работника освобождают от своей работы на время исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника. При этом труд оплачивают по выполняемой работе, но оплата не может быть ниже средней заработной платы по прежней работе.
В случае временного перевода сотрудника на другую работу необходимо издать соответствующий приказ, в котором надо сослаться на ст. 41 ТК РК и обязательно указать срок перевода. С приказом о временном переводе на другую работу в связи с производственной необходимостью нужно ознакомить работника.
8
вопрос
Можно ли принимать заявления на отпуск от работников только в электронном виде?
Вы не можете принять заявления на отпуск от работников только в электронном виде, так как они станут основанием для издания приказа (п. 13 Перечня типовых документов со сроками хранения), а приказы хранят в бумажном виде. Более того, в этом же пункте Перечня типовых документов со сроками хранения указали, что заявления к ненормативным правовым актам по личному составу должны быть на бумажном носителе. Если на распечатанном заявлении будет стоять живая подпись работника – это закон не нарушит. То есть необязательно писать заявление от руки полностью, достаточно подписи самого работника и проставления даты написания.
9
вопрос
Что делать, если работник не был в отпуске два года?
Если не предоставлять оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск либо его часть в течение двух лет подряд, то выпишут штраф на основании ст. 88 КоАП РК:
- на должностных лиц – в размере 20 МРП;
- субъекты малого предпринимательства или некоммерческие организации – 40 МРП;
- субъекты среднего предпринимательства – 60 МРП;
- субъекты крупного предпринимательства – 100 МРП.
Если работник не был в отпуске два года, в первую очередь урегулируйте с ним этот вопрос: отправьте его в отпуск, присоедините эти дни к следующему отпуску либо предоставьте неиспользованные дни отпуска частями. Все действия – только с письменного согласия работника.
Как оформить. Заявление о предоставлении оплачиваемого ежегодного трудового отпуска можно написать в произвольной форме. В нём обязательно нужно указать периоды и количество дней отпуска. Оформить предоставление отпуска за два года можно одним приказом, где нужно отразить отдельно оба периода, за которые предоставляете отпуск, и продолжительность отпуска в календарных днях.
10
вопрос
Как рассчитать трудовой отпуск работнику, который совмещает или работает на полставки?
Если работник работает на 0,5 ставки. Вне зависимости от того, какая у работника нагрузка – ставка, полставки или четверть ставки, продолжительность его основного трудового отпуска составляет 24 календарных дня. При этом оплачивают рабочие дни из предоставляемых 24 календарных дней отпуска, но оплата производится не за полный рабочий день, а только за фактически отработанное время (4 часа).
Если работник совмещает 0,5 ставки. Если работник исполняет обязанности по двум разным должностям не в своё рабочее время по основной работе одновременно, то он является внутренним совместителем и с ним по каждой должности заключают трудовой договор.
Сотрудникам, работающим по трудовому договору о работе по совместительству, оплачиваемые ежегодные трудовые отпуска предоставляют одновременно с отпуском по основной работе (п. 5 ст. 92 ТК РК). В этом случае будет два расчёта отпускных – по основной должности и по должности совместителя.
Если обязанности исполняют в течение рабочего времени по основному месту работы, то есть одновременно, то рассматривается вариант совмещения должностей, и работнику производят именно доплату за совмещение – данную доплату включают в заработную плату сотрудника, которая входит в расчёт среднедневного заработка согласно Единым правилам исчисления средней заработной платы. В этом случае расчёт отпускных будет один, в нём учитывают заработную плату по основной должности и доплату за совмещение (1 ставка + 0,5 ставки).
Как правильно оформить сотруднице отпуск в связи с беременностью и родами, если она находится в отпуске по уходу за ребёнком
Как правильно оформить сотруднице отпуск в связи с беременностью и родами, если она находится в отпуске по уходу за ребёнком?
Менеджер по персоналу, г. Талдыкорган
Согласно п. 1 ст. 87 ТК РК, работникам предоставляют следующие виды отпусков:
1) оплачиваемые ежегодные трудовые отпуска;
2) социальные отпуска.
Под социальным отпуском понимают освобождение работника от работы на определённый период в целях создания благоприятных условий для материнства, ухода за детьми, получения образования без отрыва от производства и для иных социальных целей (п. 4 ст. 87 ТК РК). Отпуск без сохранения заработной платы по уходу за ребёнком до достижения им возраста трёх лет отнесли к социальному отпуску (п. 5 ст. 87 ТК РК).
Беременным женщинам, женщинам, родившим ребёнка (детей), женщинам (мужчинам), усыновившим или удочерившим новорождённого ребёнка (детей), предоставляются следующие отпуска в связи с рождением ребёнка (п. 1 ст. 99 ТК РК):
- отпуск по беременности и родам;
- отпуск работникам, усыновившим или удочерившим новорождённого ребёнка (детей);
- отпуск без сохранения заработной платы по уходу за ребёнком до достижения им возраста трёх лет.
На время отпуска без сохранения заработной платы по уходу за ребёнком до достижения им возраста трёх лет работодатель обязан сохранять за работником место работы (должность) (п. 3 ст. 100 ТК РК).
Таким образом, отпуск по уходу за ребёнком является социальным отпуском, в период которого работник освобождён от работы, но за ним сохраняется место работы (должность).
Беременная женщина с даты, указанной в листе о временной нетрудоспособности, дающем право на отпуск по беременности и родам, оформляет его путём предоставления листа о временной нетрудоспособности, подтверждающего право на данный вид отпуска (п. 2 ст. 99 ТК РК).
Экспертизу временной нетрудоспособности проводят в целях официального признания нетрудоспособности физического лица и его временного освобождения от выполнения трудовых обязанностей на период заболевания (п. 1 ст. 89 Кодекса о здоровье народа). Таким образом, исходя из этого при наличии листа о нетрудоспособности в связи с беременностью и родами, женщина в официальном порядке признана и является нетрудоспособной.
Из п. 2 ст. 99 ТК РК следует, что выданный женщине в установленном порядке лист о временной нетрудоспособности даёт право и, соответственно, влечёт обязанность работодателя предоставить ей отпуск по беременности и родам. Порядок выдачи листа или справки о временной нетрудоспособности по беременности и родам регулирует параграф 3 Правил выдачи листа о временной нетрудоспособности.
В отношении выдачи листа о временной нетрудоспособности в связи с беременностью и родами п. 57 Правил выдачи листа о временной нетрудоспособности предусматривает его выдачу в двух подлинных экземплярах, чтобы беременная женщина могла предоставить лист о временной нетрудоспособности не только по основному месту работы, но также и в Государственный фонд социального страхования для получения социальной выплаты на случай потери дохода в связи с беременностью и родами.
Наличие листа о временной нетрудоспособности в связи с беременностью и родами свидетельствует о том, что женщина в официальном порядке признана и является нетрудоспособной.
При начале временной нетрудоспособности в связи с очередной беременностью, наступившей в период отпуска по уходу за ребёнком, не позднее момента окончания социального отпуска по уходу за ребёнком для сохранения за ней места работы беременная женщина должна уведомить работодателя о наступлении беременности, предоставить лист о временной нетрудоспособности для дальнейшего освобождения её от работы при необходимости.
Если срок родов и послеродовой период в 56 календарных дней приходятся на период отпуска по уходу за старшим ребёнком, учитывая, что сотрудница уже освобождена от работы с сохранением за ней места работы, работодателю нужно только принять к сведению, что сотрудница беременна и ждёт ещё одного ребёнка.
В случае, если момент окончания отпуска по уходу за старшим ребёнком приходится на период временной нетрудоспособности по беременности и родам, работодателю нужно издать приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам с момента окончания отпуска по уходу за старшим ребёнком и до момента окончания срока временной нетрудоспособности, указанного в листе о временной нетрудоспособности.
Предоставляют ли родителю ребёнка с инвалидностью третьей группы, помимо трудового отпуска, дополнительный отпуск
Предоставляется ли родителю ребёнка с инвалидностью третьей группы, помимо трудового отпуска, дополнительный отпуск?
Менеджер по персоналу, г. Конаев
Трудовой кодекс Республики Казахстан не предусматривает предоставление дополнительных оплачиваемых трудовых отпусков родителям лиц с инвалидностью. Статьёй 89 ТК РК предусмотрен исчерпывающий перечень случаев предоставления дополнительных оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков:
1) работникам, занятым на тяжёлых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, согласно Списку производств, цехов, профессий и должностей, перечню тяжёлых работ, работ с вредными и (или) опасными условиями труда;
2) лицам с инвалидностью первой и второй групп;
3) иным категориям работников, которым дополнительный трудовой отпуск устанавливается законами Республики Казахстан;
4) если трудовым, коллективным договорами установлены дополнительные оплачиваемые ежегодные трудовые отпуска поощрительного характера за длительную непрерывную работу, выполнение важных, сложных, срочных работ, а также работ иного характера.
Помимо Трудового кодекса Республики Казахстан дополнительные трудовые отпуска предоставляют согласно следующим Законам Республики Казахстан:
- Закона Республики Казахстан «О гражданской защите»;
- Закона Республики Казахстан «О воинской службе и статусе военнослужащих»;
- Закона Республики Казахстан «О правоохранительной службе»;
- Закона Республики Казахстан «О миротворческой деятельности Республики Казахстан»;
- Закона Республики Казахстан «О специальных государственных органах Республики Казахстан»;
- Закона Республики Казахстан «О социальной защите граждан, пострадавших вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском испытательном ядерном полигоне»;
- Закона Республики Казахстан «О социальной защите граждан, пострадавших вследствие экологического бедствия в Приаралье».
Таким образом, можно сделать вывод о том, что работнику, у которого есть ребёнок с инвалидностью, дополнительный оплачиваемый трудовой отпуск по такому основанию не предоставляют.
Обязательно ли работник должен написать заявление на отпуск?